Khi bạn mới bắt đầu sử dụng LinkPos và có từ hơn hai cửa hàng trở lên, LinkPos cho rằng bạn nên đi theo quy trình sau:
GIAI ĐOẠN 1 - ĐĂNG NHẬP VÀ KHỞI TẠO
Các hoạt động này chủ yếu tập trung cho Tài khoản CHỦ SỞ HỮU (trừ các hoạt động thiết lập thiết bị), và cũng chỉ có chủ sở hữu mới có quyền thực hiện các thao tác sau.
Sau khi hoàn thành được các bước trong giai đoạn 1, bạn sẽ nắm được các cách thiết lập và cấu hình cần thiết cho cửa hàng.
1. Đăng nhập hệ thống
Việc đăng nhập này bao gồm hai việc:
1.1. Đăng ký và Đăng nhập vào LinkPos
1.2. Đăng nhập vào LinkPos
Đăng nhập trực tiếp tại http://linkpos.top/
2. Khởi tạo địa chỉ
Địa chỉ chính là các cửa hàng và kho mà bạn đang có. Bạn cần đưa thông tin liên quan đến địa chỉ để hệ thống có dữ liệu để bán hàng và quản lý.
Để có thể hoạt động, bán hàng và quản lý kho, bạn cần tạo địa chỉ trên trang dữ liệu LinkPos
3. Phân quyền cho nhân viên
Việc tiếp theo thực sự quan trọng là phân quyền cho nhân viên.
Để hoàn thành được việc này, bạn thực hiện các bước:
3.1. Tạo các nhóm quyền
Quyền quản trị là một vấn đề nhạy cảm. Chủ sở hữu có thể muốn nhân viên này có được quyền quản trị này (thao tác tương ứng với vị trí công việc), nhưng không có quyền quản trị kia (biết được các thông tin không cần thiết, thao tác sai,..). Do đó, việc tạo các nhóm quyền (nhóm tài khoản) giúp Chủ sở hữu giải quyết yêu cầu trên.
bạn cần tạo nhóm tài khoản trên trang LinkPos và hiểu về các quyền tài khoản.
Bạn có thể tham khảo việc phân chia nhóm tài khoản theo chức trách như: Nhân viên quản lý nhiều cửa hàng, Cửa hàng trưởng, Kho, Thu ngân,...
3.2. Tạo tài khoản nhân viên
Để có nhân viên quản trị cho cửa hàng, bạn cần tạo danh sách quản trị trên trang LinkPos. Thao tác này gọi là Thêm tài khoản quản trị viên.
3.3. Thêm nhóm tài khoản cho nhân viên
Sau khi đã định hình được các nhóm tài khoản thích hợp, cũng như đã có danh sách quản trị viên trên trang LinkPos, việc Chủ sở hữu cần làm là thêm quyền tài khoản thích hợp cho quản trị viên, bằng cách Thêm quản trị viên vào nhóm tài khoản.
3.4. Thêm nhân viên vào địa chỉ
Để có thể bán hàng tại địa chỉ, nhân viên quản trị cũng cần được cấu hình cho một (nhiều) địa chỉ bán hàng. Thao tác này gọi là Thêm nhân viên vào địa chỉ.
4. Tạo các dữ liệu cơ sở
Có hai loại dữ liệu thực sự cần thiết cho hệ thống:
4.1. Sản phẩm
Dữ liệu về số lượng là vô cùng cần thiết. Bạn không thể nào bán hàng mà không có sản phẩm.
Theo LinkPos, bạn cần được biết về cách tạo sản phẩm cũng như ý nghĩa của các thông tin trên sản phẩm. Việc tạo dữ liệu được thực hiện trực tiếp trên hệ thống dữ liệu LinkPos
Lưu ý là bạn cần đảm bảo cho sản phẩm hai điều kiện sau:
- Sản phẩm phải có barcode.
- Sản phẩm phải Có quản lý tồn kho.
4.2. Khách hàng
Khác với sản phẩm, dữ liệu về khách hàng không mang tính bắt buộc. Tuy nhiên, nếu đã có loại dữ liệu này, bạn nên nhập dữ liệu vào hệ thống. như vậy mới thuận lợi hơn khi nhân viên thao tác bán hàng cũng như đảm bảo quyền lợi mua hàng (Khuyến mãi, Tích điểm) cho Khách mua hàng.
5. Cấu hình trên LinkPos
5.1. Chọn chi nhánh
Sau khi tạo xong địa chỉ trên LinkPos, bạn cần chọn địa chỉ này LinkPos để hệ thống ghi nhận hoạt động cho địa chỉ được chọn. Trong LinkPos thao tác này gọi là Đổi chi nhánh bán hàng.
5.2. Cấu hình cho POS Desktop
Việc bán hàng cho địa chỉ sẽ tuân theo các cấu hình POS Desktop cho địa chỉ đó. Nếu bạn không thực hiện thiết lập, hệ thống sẽ lấy theo cấu hình mặc định của POS Desktop.
Thực tế mỗi tổ chức sẽ có các quy tắc và cách thức hoạt động khác nhau, và LinkPos cũng tin rằng bạn cần được hiểu về các thiết lập.
Cấu hình này bao gồm các hoạt động:
- Cấu hình hóa đơn.
- Cấu hình chuyển ca.
- Cấu hình bán hàng.
- Cấu hình chung.
6. Hướng dẫn nhân viên đăng nhập và kiểm tra phân quyền
Sau khi Chủ sở hữu thực hiện xong các bước đăng nhập, khởi tạo và cấu hình, LinkPos gần như đã sẵn sàng để sử dụng. Lúc này, việc thực hiện cần thiết là Chủ sở hữu cho quản trị viên đăng nhập vào LinkPos cũng như kiểm tra các phần quyền đã đúng chưa.
7. Kiểm tra hoạt động của thiết bị phần cứng
Để có thể thực hiện được thao tác này, bạn cần có các thiết bị phần cứng từ trước đó, cũng như đảm bảo được các thiết bị này sẵn sàng hoạt động được.
Các thiết bị phần cứng cần thiết để hoạt động có rất nhiều, trong đó cần thiết nhất là ba thiết bị:
- Máy in barcode
- Máy quét barcode
- Máy in hóa đơn
Để các thiết bị này hoạt động và tương thích được trên hệ thống LinkPos, ngoài việc đảm bảo được về mặt thiết bị, bạn cũng cần thiết lập các cấu hình liên quan:
- Thiết lập cho máy in hóa đơn.
GIAI ĐOẠN 2 - BÁN HÀNG
Các hoạt động trong giai đoạn phù hợp với cấp độ nhân viên. Dù vậy, Chủ sở hữu có thể thực hiện các hoạt động này thay thế cho nhân viên.
Sau khi hoàn thành các thao tác trong giai đoạn này, bạn sẽ nắm bắt được các thao tác bán hàng, các hoạt động liên quan đến bán hàng, in được hóa đơn và biết cách xem các báo cáo doanh số cơ bản.
Việc bán hàng của nhân viên sẽ bao gồm các hoạt động cần thiết sau:
6. Tạo đơn hàng
Hoạt động này được tạo ra khi Khách mua hàng đưa ra yêu cầu và nhân viên bán hàng thực hiện việc tạo đơn hàng trên hệ thống.
Một đơn hàng được tạo ra sẽ bao gồm các hoạt động: thêm sản phẩm vào giỏ hàng, lựa chọn hình thức khuyến mãi, thêm khách hàng, các thông tin cho đơn hàng, lựa chọn phương thức thanh toán.
7. Thực hiện đổi trả
Khi một đơn hàng đã phát sinh và hoàn thành, việc cho phép đổi trả giúp Khách mua hàng an tâm hơn khi mua hàng. Và khi Khách mua hàng đến cửa hàng để yêu cầu đổi trả, nhân viên bán hàng sẽ thực hiện đổi trả ngay trên hệ thống.
Bạn cũng cần lưu ý đến việc đổi trả cùng chi nhánh và khác chi nhánh; đổi trả một lần hay nhiều lần; đổi trả một phần hay toàn phần. Xem chi tiết và thực hiện Cấu hình đổi trả hàng trong phần Cấu hình bán hàng của LinkPos
8. Xem Báo cáo bán hàng
Báo cáo bán hàng cung cấp cho bạn các dữ liệu về doanh số theo từng chi nhánh cũng như nhiều chi nhánh.
Các loại báo cáo mà bạn có thể xem bao gồm:
- Báo cáo doanh số theo ngày
- Báo cáo sản phẩm
- Báo cáo nhân viên
Đây là loại báo cáo chỉ xem được cho chi nhánh đang bán hàng. (Thay đổi chi nhánh bằng cách chọn Đổi chi nhánh bán hàng và chọn xem Báo cáo).
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem báo cáo khách hàng cho chi nhánh, trong phần Báo cáo Khách hàng của Bán hàng Bán hàng trên LinkPos .
Để xem thêm về báo cáo doanh số cho chuỗi cửa hàng, bạn xem phần Báo cáo Chi nhánh của Bán hàng Bán hàng trên LinkPos
GIAI ĐOẠN 3 - QUẢN LÝ KHO
Giao đoạn quản lý phù hợp với Nhân viên cấp độ Quản lý hay Chủ sở hữu. Các thao tác trong giai đoạn này cung cấp cho bạn biết cách tạo các phiếu và cách quản lý kho, biêt cách xem báo cáo, kiểm soát được các vấn đề xuất nhập.
Có thể chia giai đoạn nhỏ: Thao tác về kho và Xem báo cáo kho.
Hoạt động trong giai đoạn Quản lý kho bao gồm các hoạt động quản lý:
9. Quản lý Nhà phân phối
Để có thể bán hàng, một điều rõ ràng là bạn cần có hàng hóa. Để có hàng hóa, nếu bạn không phải là doanh nghiệp tự sản xuất và kinh doanh, bạn cần có nhà phân phối, là những nhà cung ứng hàng cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Việc quản lý Nhà phân phối giúp bạn nắm bắt được thông tin cũng như biết cách quản lý tốt hơn.
LinkPos hỗ trợ bạn quản lý Nhà phân phối trực tiếp trên trang LinkPos. Thao tác mà bạn cần thực hiện là tạo danh sách Nhà phân phối, và có thể xóa khi cần.
11. Quản lý Phiếu mua hàng
Phiếu mua hàng trong LinkPos được định nghĩa là một chứng từ để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng.
Bạn nên biết các thao tác về tạo phiếu mua hàng, In phiếu mua hàng, tra cứu phiếu mua hàng.
12. Quản lý Phiếu điều chỉnh
Bạn thực hiện điều chỉnh khi có sai lệch tồn kho, hay cho những trường hợp hàng hóa hỏng hóc, thâm hụt, mua hàng nhận nhiều lần, cần thực hiện điều chỉnh.
Bạn nên biết về các thao tác tạo phiếu điều chỉnh, in phiếu điều chỉnh, tra cứu phiếu điều chỉnh, hoàn điều chỉnh.
13. Quản lý Phiếu điều chuyển
Phiếu điều chuyển giúp bạn tạo được các luân chuyển hàng hóa từ kho A sang kho B, nhằm phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, quản lý hàng lỗi, sản xuất mới,...
Các thao tác về phiếu điều chuyển bạn cần nắm bắt được là tạo phiếu điều chuyển, xác nhận xuất phiếu, xác nhận nhập, in phiếu.
14. Xem báo cáo tồn kho
Các có loại báo cáo tồn kho khác nhau, mà dữ liệu được ghi nhận và tài khoản trên phần Báo cáo tồn kho của LinkPos.
